Il gestore è la persona o l'organizzazione che impiega il sistema di prenotazione appuntamenti per i propri scopi, lo amministra e ne è responsabile. Il termine comprende un'ampia gamma di utenti: dal terapeuta o coach libero professionista alle piccole e medie imprese (studi medici, saloni di parrucchiere, studi di consulenza), fino a grandi organizzazioni come enti pubblici, cliniche, università o musei.
Responsabilità del gestore
Il gestore ha la responsabilità complessiva di un impiego del sistema di prenotazione conforme alla legge e funzionale:
- Controllo amministrativo: accesso completo a tutte le impostazioni di sistema, ai calendari, ai dati dei clienti e alle configurazioni
- Protezione dei dati: in qualità di titolare del trattamento ai sensi del GDPR, il gestore deve garantire che i dati personali siano trattati in modo lecito
- Vincolo contrattuale: il gestore stipula il contratto d'uso con il fornitore del sistema di prenotazione (ad esempio Appointmind o Schedule Organizer)
- Configurazione: impostazione di orari di apertura, motivi appuntamento, operatori, risorse e opzioni di pagamento
- Rapporto con i clienti: responsabilità della comunicazione con i clienti, delle conferme degli appuntamenti e dell'erogazione dei servizi prenotati
Differenza rispetto ad altri ruoli
- Amministratore: ruolo tecnico con accesso completo al sistema (può essere il gestore stesso, ma non necessariamente)
- Operatore: collaboratore con diritti limitati (ad esempio accesso solo al proprio calendario)
- Cliente: utente del sistema di prenotazione che prenota appuntamenti
Il gestore decide l'orientamento strategico del sistema di prenotazione appuntamenti: quali moduli vengono attivati? Come deve essere strutturato il modulo di prenotazione? Quali integrazioni con sistemi terzi (CRM, e-mail marketing, fornitori di pagamento) sono utili?
Profili tipici di gestore
A seconda del settore e delle dimensioni dell'azienda, le esigenze e le modalità di utilizzo variano notevolmente. Un imprenditore individuale gestisce di solito il sistema interamente da solo, mentre nelle organizzazioni più grandi sono coinvolte più persone con ruoli diversi (amministrazione IT, reparti specialistici, reception).