In alternativa alla prenotazione vincolante, un calendario può essere configurato in modo che al cliente venga mostrato un modulo di contatto invece di una prenotazione diretta. Questa opzione è particolarmente adatta ai servizi per i quali il fornitore desidera prima verificare se e a quali condizioni un appuntamento debba avere luogo. Mentre la prenotazione classica crea subito un appuntamento vincolante nel calendario, con la variante del modulo di contatto il potere decisionale resta al gestore.
Funzionamento
- Il cliente sceglie come di consueto data e ora dal calendario disponibile
- Invece della conferma di prenotazione viene mostrato un modulo di contatto in cui il cliente inserisce informazioni aggiuntive (ad es. motivo della richiesta, precedenti, esigenze particolari)
- Il gestore riceve un'e-mail con l'appuntamento desiderato e i contenuti del modulo compilato
- Inizialmente l'appuntamento non è bloccato nel calendario: la fascia oraria resta visibile per altre richieste
- Dopo aver esaminato la richiesta, il gestore decide se e quando l'appuntamento avrà effettivamente luogo e crea l'appuntamento manualmente nel sistema oppure contatta il cliente per telefono o via e-mail
Casi d'uso
Questo funzionamento è adatto in particolare per:
- Servizi di consulenza complessi, per i quali prima di assegnare un appuntamento occorre chiarire se la richiesta rientra nell'offerta di servizi
- Richieste di progetti individuali, per le quali occorre prima verificare l'impegno o la fattibilità
- Colloqui preliminari o prime consulenze, in cui il fornitore desidera prima contattare il cliente per telefono per chiarirne le esigenze
- Servizi di fascia alta, per i quali è desiderata una qualificazione preliminare manuale
- Requisiti specifici di settore, ad esempio per servizi medici o legali, per i quali prima di assegnare l'appuntamento devono essere chiariti determinati presupposti
Vantaggi rispetto alla prenotazione classica
- Il gestore mantiene il pieno controllo sull'assegnazione degli appuntamenti e può rifiutare le richieste non adatte
- Le informazioni aggiuntive vengono raccolte già prima dell'appuntamento, il che facilita la preparazione
- I clienti possono descrivere dettagliatamente la propria richiesta prima che venga fissato un appuntamento
- Si evitano appuntamenti che comunque non avrebbero luogo (ad es. perché il servizio non è disponibile o la richiesta non è adatta)
Svantaggi e valutazioni
- La soglia di inibizione per i clienti è più alta rispetto alla prenotazione diretta: si aggiunge un passaggio
- Il gestore deve elaborare manualmente ogni richiesta, il che riduce il grado di automazione
- I clienti non ricevono una conferma immediata dell'appuntamento, il che può causare incertezza o abbandoni
- La fascia oraria resta inizialmente visibile per altre richieste, il che può portare a richieste parallele per lo stesso appuntamento
Implementazione tecnica
L'attivazione avviene tramite una semplice opzione nella configurazione del calendario. Al posto della logica di prenotazione viene attivato il modulo di contatto. I campi del modulo possono essere configurati individualmente, da semplici campi di testo a menu a tendina fino al caricamento di file. Il gestore riceve la richiesta via e-mail e può rispondere nell'area di amministrazione.
Soluzioni ibride
Alcuni gestori combinano i due approcci: per gli appuntamenti standard (ad es. primi colloqui, consulenze con parametri fissi) viene attivata la prenotazione diretta, mentre per richieste più complesse o individuali è disponibile un calendario separato con modulo di contatto. Questa suddivisione garantisce la massima automazione per le richieste standard e al tempo stesso il controllo manuale nei casi particolari.